第一条 为规范公司员工档案管理，完善员工档案建档、保存和投递等工作程序，结合公司员工档案管理工作实际，特制定本办法：
         第二条 在校员工档案由各学院统一保存，各学院指派专人负责，专柜存放。员工毕业时，使用由学校统一印发的档案袋和专用封条。
         第三条 员工档案应包括下列材料：
(一)高中(中专、专科、高职)•阶段档案；
(二)员工登记表；
(三)员工在校期间成绩单；
(四)四年的学年思想鉴定；
(五)毕业生登记表(高校毕业生登记表由国家教育部统一印制)；
(六)奖惩材料；
(七)党团材料；
(八)毕业生体检表；
(九)毕业设计成绩单；
(十)报到证存根；
(十一)国家助学贷款缴费通知书；
(十二)其他可供组织参考的有保存价值的材料。 
         第四条 各学院在收到员工档案后，首先通过审查档案对员工资格进行复查，复查合格后按专业、班级及学号分类，建立档案目录，便于查找和收发。归档材料必须是办理完毕的正式材料，在毕业前装入员工档案。
        第五条 毕业生档案的邮寄工作由员工处统一组织，各学院统一整理档案并填写《机要文件交寄单》(长春市的单位要单独填写)，机要单填写—式 三份。档案原则上不能由员工本人自带。
         第六条 在学期间受过处分的，受处分材料应当真实完整地归入本人档案，邮寄前，由学院将档案及处分材料一并交送到员工处，由员工处统一邮寄。
        第七条 国防定向生毕业，档案要单独整理，并转送到学校国防生选培办公室，由国防生选培办公室统一邮寄。 
        第八条 对于办理留校的员工档案，统一留存在各学院，并做好登记。择业期内就业的，学院将其档案转到员工处，员工处根据毕业生就业情况将档案发往其就业单位人事部门；对超过择业期仍未落实就业单位，户口仍留学校的，由员工处统一将档案转至生源所在地毕业生就业主管部门保管。
        第九条 报考研究生的毕业生，如报考院校要求调档，应由本人持报考院校调档函(由各学院保存)到各学院调档，档案管理人员应将当前档案装袋封好，并认真登记所调出的档案信息，再交给员工本人。待员工毕业后，将其余部分档案邮寄给研究生录取单位。 •
        第十条 毕业生报到一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，需在毕业当年10月份以前(节假日除外)通过学校介绍，到长春市机要局查询。自10月1日后，学校原则上不再受理档案查询工作。
        第十一条 档案邮寄发送前，由员工处负责对各学院毕业生档案进行抽检。 
         第十二条 各学院要建立《档案借阅登记簿》，对就地查阅者，均要持单位合法证明，说明借阅目的，并进行详细登记签字。
        第十三条 员工档案属机密文件，一般不予借出，确因特殊需要借出者，做好登记。档案借出一般不得超过七天，期满后应及时归还，借出后不得随意扩大查阅范围，不得转手外借，不得涂改，不得少页增页。档案管理人员应在借出者归还档案时和借阅者查阅档案后，认真核对、清点档案内材料。 
      第十四条 遗留档案一律在员工处保管。建立《遗留档案登记簿》，做到出入清楚。遗留档案包括，合校前各校区的一部分档案，自动退学、开除学籍＼死亡的员工档案。 
         第十五条 自动退学、开除学籍的员工档案，员工本人可将档案自行带走；死亡员工档案由各学院自行销毁。
       第十六条 转出的档案材料如因特殊情况遗失，应与员工原所在学院取得联系，并持从在单位档案丢失的证明书，经员工处批准后，方可重新建档。
        第十七条 专科员工档案管理参照本办法执行. 
        第十八条 本办法自公布之日起施行。